Rezygnacja ze stoiska na targach – jakie konsekwencje

 

Co powinni Państwo wiedzieć przed zrezygnowaniem z tragów

Udział w zagranicznych targach, szczególnie w tych mających charakter międzynarodowy jest doskonałą okazją do zaprezentowania firmy oraz produktów bądź usług szerszemu gronu odbiorców, a także szansą na zdobycie nowych kontaktów i podjęcie współpracy biznesowej. Dzięki targom dają się Państwo poznać na arenie międzynarodowej oraz zyskują szansę na zdobycie najnowszych informacji i poznanie nowinek w interesującej Państwa branży.

Decydując się na udział w targach za granicą w formie oferowanej przez naszą firmę kompleksowej usługi organizacji targów lub po wysłaniu formularza rejestrującego Państwa na targi, czasami z różnych przyczyn udział w imprezie targowej staje się niemożliwy. Warto wówczas wiedzieć jakie konsekwencje możemy ponieść rezygnując ze stoiska na targach.

Zasady każdego wydarzenia targowego określone są często w warunkach uczestnictwa w targach. Określają one wiele ważnych kwestii dotyczących udziału w targach, również biorą pod uwagę możliwość rezygnacji uprzednio zarejestrowanego uczestnika z udziału w danych targach. Jakie zatem konsekwencje mogą czekać uczestnika, którego formularz rejestracyjny został oficjalnie zaakceptowany?

Najczęstszą konsekwencją dotykającą wystawcę rezygnującego z uczestnictwa w targach jest kara finansowa. W wielu przypadkach kwota kary nie jest jednoznacznie określona, bowiem wynika ona z kosztów uczestnictwa, które mogą się różnić u każdego wystawcy. Wysokość kary z tytułu rezygnacji z udziału w targach może obejmować nawet od 20% do 100% kosztów uczestnictwa.
Akceptowalną formą anulowania udziału w targach jest rezygnacja w formie pisemnej. Telefon do organizatora, czy krótki mail, w którym napiszemy, że rezygnujemy z udziału w targach z dużym prawdopodobieństwem nie zostaną uznane za oficjalną formę naszej rezygnacji udziału w wydarzeniu targowym.
Kolejną przykrą konsekwencją czekającą na wystawcę są dodatkowe kary, które wystawca będzie zmuszony zapłacić, jeśli odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem targów nie powiadomi organizatora o fakcie braku jakiegokolwiek personelu na stoisku targowym. Taka czynność najczęściej odczytywana jest jako rezygnacja ze stoiska na targach, a co za tym idzie pociąga to wystawcę do odpowiedzialności za brak oficjalnej rezygnacji z udziału co wiąże się z karą finansową.

 

Czy można uniknąć konsekwencji wynikających z rezygnacji udziału w targach?

Konsekwencje dotyczące rezygnacji z udziału w targach wynikające z regulaminu targów mogą ominąć uczestnika rezygnującego z uczestnictwa zanim zostanie mu przydzielone miejsce na targach. W przypadku, gdy stoisko zostanie już przydzielone istnieje niskie prawdopodobieństwo uniknięcia konsekwencji związanych z rezygnacją w uczestniczeniu w targach. Jednak jeśli z różnych przyczyn nie mogą Państwo wziąć udziału w targach lub budżet na targi staje się ograniczony, możemy Państwu pomóc uniknąć przykrych konsekwencji.
Możemy w Państwa imieniu zamieścić ogłoszenie na naszej stronie, w którym poinformujemy o chęci odsprzedania stoiska targowego lub o poszukiwaniu współwystawcy na targi. Odsprzedanie powierzchni wystawienniczej pozwoli uniknąć kary finansowej związanej z rezygnacją z udziału w targach. Natomiast jeśli chcą Państwo zmniejszyć koszty uczestnictwa, dobrym rozwiązaniem jest znalezienie współwystawcy, dzięki czemu przy skromniejszym budżecie można nadal uczestniczyć w targach. Rejestracja współwystawcy pociąga za sobą pewne koszty, jednak wszystkie pozostałe dotyczące np. zabudowy lub wyposażenia stoiska można podzielić między głównego wystawcę i współwystawcę zmniejszając tym samym wydatki na uczestnictwo w targach. 

 

Jak możemy pomóc w kwestii załatwienia formalności w związku z rezygnacją z powierzchni?

Oferujemy także pomoc w rozwiązaniu kwestii rezygnacji udziału w targach, w przypadku jeśli korzystają Państwo z naszej usługi kompleksowej organizacji targów. Wówczas nie pobieramy dodatkowych kosztów za taką ewentualność.